MANUAL DE POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
INVERSIONES O&N SAS

CENTRO MEDICO VIRGEN DE COROMOTO (INVERSIONES O&N SAS), identificada con NIT 900979326 con domicilio en el Municipio de MEDELLÍN y ubicada en la CALLE 47D # 70 – 133, Barrio ESTADIO , es una Institución comprometida y responsable con la privacidad y seguridad de los datos personales de sus empleados, pacientes y sus familias, proveedores, clientes, distribuidores, aliados comerciales y estratégicos, usuarios, universidades y estudiantes que por alguna razón se vinculen con la empresa, Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, Empresas promotoras de Salud, y comunidad en general. La información ha sido recolectada en virtud del desarrollo de su objeto social y adicionalmente en razón a sus relaciones administrativas, comerciales, civiles, laborales, entre otras. En los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, se ha adoptado la siguiente “POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES”. A través de esta política es posible conocer el procedimiento de recolección, conservación, transmisión, transferencia y tratamiento de los Datos Personales, así como los derechos, garantías y los procedimientos para hacerlos efectivos.

Artículo 1. LEGISLACIÓN APLICABLE. Este manual es el resultado de la aplicación de la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, y el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012”. La Constitución Política de 1991 también se utiliza como referencia, en específico sus artículos 15 y 20.

Artículo 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. El presente Manual se aplica a todas las bases de datos que administra la CENTRO MEDICO VIRGEN DE COROMOTO (INVERSIONES O&N SAS) dentro de su sede actual ubicada en la CALLE 47D #70 – 133, edificio CEA piso 2, Barrio Estadio Medellín, Colombia. También se aplica a futuras sedes que se puedan establecer y eventuales terceros que de una manera u otra gestionan bases de datos personales de la empresa.

Para los efectos de la presente política, CENTRO MEDICO VIRGEN DE COROMOTO podría recopilar y/o almacenar la siguiente información:

Datos generales de contacto: nombre completo, dirección, teléfono fijo, teléfono móvil, correo electrónico.

Datos particulares según el tipo de vinculación: hoja de vida, diplomas y certificados, nivel de ingresos, datos financieros, capacidad de endeudamiento, patrimonio bruto, personas a cargo, composición del grupo familiar, hobbies o aficiones, hábitos, bienes que posee, información laboral, estado civil entre otras.

Datos sensibles: Datos biométricos e historia clínica, éstos solo se recolectarán, incorporarán y/o almacenarán con autorización previa del titular de la información, y cuando sea necesaria para la ejecución de la relación contractual con el titular, siempre y cuando la ley permita acceder a dicha información. Por tanto, el acceso, circulación y tratamiento de los datos sensibles será restringido y limitado a la autorización del titular y a lo estipulado en la normativa vigente.

Artículo 3. OBJETO. Por medio del presente documento se da cumplimiento a lo previsto en el literal “K” del artículo 17 de la ley 1581 de 2012, donde se establece que los responsables y encargados del tratamiento de datos personales deben adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la norma. También se pretende dar cumplimiento al CAPÍTULO III del Decreto 1377 de 2013, donde se regula cómo se deben realizar las Políticas de Tratamiento de los responsables y encargados del tratamiento de datos personales.

Artículo 4. DEFINICIONES. Para los efectos previstos en el presente Manual, se tienen en cuenta las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Artículo 5. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES Y FINALIDAD DE LOS MISMOS. Su finalidad es regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza CENTRO MEDICO VIRGEN DE COROMOTO a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido en la misma ley, e informar a quienes hayan facilitado o faciliten sus datos personales a la empresa sobre la política de tratamiento de la información personal adoptada para el efecto.

La información suministrada por el titular previa autorización, será incluida en nuestras bases de datos y se le dará un correcto uso y tratamiento conforme a las siguientes finalidades de carácter general, en cumplimiento de las relaciones contractuales que se establezcan con dichos titulares, y serán confidenciales en la medida que no sea para dar cumplimiento a las obligaciones legales como institución prestadora de servicios de salud, siempre que el tratamiento obedezca a un fin legítimo y sea proporcional de acuerdo a la vinculación del cliente, contratista y/o colaborador, así:

Usuarios y clientes: La información será utilizada para desarrollar las funciones propias de la institución, entre ellas, soportar la atención médico-asistencial, enviar resultados de exámenes diagnósticos, dar a conocer información institucional, académica, comercial y/o promocional de CENTRO MEDICO VIRGEN DE COROMOTO, siempre relacionada con el objeto social. Conocer de manera constante las necesidades de los usuarios registrados en los portales web, con el fin de fortalecer las relaciones institucionales. De igual manera, con el fin de realizar estudios de satisfacción, noticias o comunicados corporativos que la empresa considere que pueden ser de su interés.

Contratistas, proveedores y aliados: Se utilizarán para complementar el desarrollo de los contratos de prestación de servicios correspondientes. Además, intercambiar información mensual para facilitar el conocimiento de los servicios que ofrece CENTRO MEDICO VIRGEN DE COROMOTO y en general, todos los aspectos que intervienen en la relación entre la empresa y las diferentes aseguradoras (EPS, ARS, Medicina Prepagada,entre otras) y empresas de convenios así como también, hacerlos partícipes de actividades o campañas comerciales que puedan resultar de su interés. Además, cumplir las leyes aplicables a proveedores.

Colaboradores y personal médico: La información contenida en nuestras bases de datos de ex-colaboradores, colaboradores actuales y candidatos a ser colaboradores en cualquier modalidad se utilizará para que CENTRO MEDICO VIRGEN DE COROMOTO tenga una percepción, tanto objetiva como subjetiva, sobre el personal. Dicha información será transferida y/o transmitida a otras entidades únicamente cuando sea necesario dar cumplimiento a las disposiciones legales aplicables, en caso de que sea requerida por entidad pública, administrativa y/o entidades fiscalizadoras en temas laborales en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. Se hará uso de los correos personales y corporativos con el fin de facilitar el contacto entre empleados – colaboradores, enviar comunicaciones internas de interés y hacerlos partícipes de las actividades institucionales. También se utilizarán para cumplir las leyes aplicables, incluyendo, pero sin limitarse, a las leyes laborales y de seguridad social.

Estudiantes y universidades: La información correspondiente a los estudiantes y las instituciones a las cuales se encuentran vinculados, que desarrollan sus labores académicas en la institución se utilizará con finalidad académica y educativa, fomentando la investigación en todos los campos incluyendo el científico, facilitando de igual manera la elaboración de un ejercicio asistencial, procurando lograr una eficiente comunicación con los estudiantes y las instituciones relacionada con los servicios prestados, disponiendo un control y seguimiento a los convenios de docencia y servicio, además de las actividades relacionadas con funciones propias de la educación médica, dando cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros estudiantes y evaluando a la par la calidad del servicio.

De igual manera, y en sentido general, los titulares autorizan a CENTRO MEDICO VIRGEN DE COROMOTO el tratamiento de sus datos personales para ejecutar y cumplir los contratos, acuerdos y/o convenios destinados a la prestación de servicios y al giro ordinario de las actividades de la institución. Los datos suministrados por colaboradores, prestadores, socios y demás usuarios de la empresa, podrán ser compartidos con otras empresas para fines comerciales o contractuales, salvo revocatoria expresa del titular de los datos, previa certificación por parte de dichas empresas del cumplimiento de las normas relativas al Tratamientos de Datos Personales y la suscripción de un acuerdo para compartir y tratar bases de datos personales.

No obstante lo anterior, todo dato personal que no sea Dato Público será tratado por CENTRO MEDICO VIRGEN DE COROMOTO como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal y esta sociedad haya terminado. A la terminación de dicho vínculo, tales Datos Personales continuarán siendo Tratados de conformidad con esta Política y con la Ley.

Artículo 6. DERECHOS DE LOS TITULARES. El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Estos derechos podrán ser ejercidos por:

a) El titular de los datos personales

b) Los causahabientes del titular de los datos personales

c) El representante y/o apoderado del titular de los datos personales.

Artículo 7. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO. El responsable del tratamiento y de las bases de datos es CENTRO MEDICO VIRGEN DE COROMOTO INVERSIONES O&N SAS, identificada con NIT. 900979326
Teléfono: 3166762577 / 604 – 6810090,
Dirección: Calle 47D # 70 – 133, edificio CEA piso 2. Barrio Estadio, Medellín, Colombia.
Correo electrónico: vcoromotov@hotmail.com
Página Web: https://www.centromedicocoromoto.com/

Artículo 8. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la normatividad, el tratamiento de datos personales por parte de CENTRO MEDICO VIRGEN DE COROMOTO requiere el consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos, mediante cualquier medio idóneo que permita el almacenamiento de la misma para efectos legales.

Las actividades de recolección y almacenamiento de Datos Personales serán realizadas a través de correo físico, electrónico, dispositivos móviles, páginas web o a través de cualquier mecanismo digital, físico o semejante de comunicación conocido, o a través del suministro voluntario y directo que el titular de los Datos Personales le entrega a la empresa por los mecanismos antes mencionados.

Artículo 9. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS. El titular de la información contenida en las bases de datos de la CENTRO MEDICO VIRGEN DE COROMOTO podrá ejercer su derecho de conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la información contenida en la misma, presentándose personalmente, realizando una solicitud por escrito dirigida al la institución a la dirección Calle 47D # 70 – 133, edificio CEA piso 2. Barrio Estadio , Medellín, Colombia. o por medio de un correo electrónico dirigido a vcoromotov@gmail.com.

La solicitud deberá ser clara y expresa, de tal forma que se especifique el requerimiento: actualizar, rectificar, suprimir y/o revocar la información contenida en la base de datos. Deberá incluir además los datos del peticionario para poder responder de manera oportuna la solicitud.

Toda solicitud será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El titular que considere que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrá presentar un reclamo. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a CENTRO MEDICO VIRGEN DE COROMOTO, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Dichos reclamos serán contestados dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si no se obtiene respuesta satisfactoria frente a la reclamación que se hace a CENTRO MEDICO VIRGEN DE COROMOTO, el titular podrá recurrir a la Superintendencia de Industria y Comercio.

Artículo 10. RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS. CENTRO MEDICO VIRGEN DE COROMOTO pone a disposición de los titulares de los datos personales el correo electrónico vcoromotv@gmail.com
para realizar las solicitudes y/o reclamos que consideren necesarios. Además, recibirá los mismos en su sede en la dirección Calle 47D # 70 – 133, edificio CEA piso 2. Barrio Estadio , Medellín, Colombia.

Asi mismo, CENTRO MÉDICO VIRGEN DE COROMOTO dispondrá de buzón de PQRSF en físico con debido formato de llenado en su sede física y la apertura del mismo se realizará cada 15 días con el fin de dar respuestas oportunas.

Artículo 11. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES. Para la transferencia y transmisión internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 24 del Decreto 1377 del 2013.

Artículo 12. VIGENCIA. La presente política rige a partir de la fecha de su publicación.